Автоматизация и роботизация — тренд последних десяти лет. В случае с HR технологии помогают автоматизировать рутинные процессы вроде документооборота или отбора кандидатов, обрабатывать большие объемы данных и анализировать работу сотрудников. Но как и в других сферах, в HR с внедрением технологий все обстоит не так просто.

Мы поговорили об HR-tech и будущем цифровых технологий в HR с Михаилом Танским, сооснователем сервиса для работы с базой резюме «Хантфлоу».

Что можно автоматизировать в сфере HR?

— В первую очередь автоматизируют рутинные задачи, которые не требуют творчества, креативного мышления и глубокой аналитики: различные расчеты, построение графиков, создание статистики, бухучет, кадровое делопроизводство, заполнение справок. Тенденция будет захватывать новые аспекты: от проведения видеоинтервью до автоматического обзвона кандидатов.

Автоматизация экономит рабочее время сотрудников и иногда помогает уменьшить HR-отдел. Еще часто автоматизируют хранение и управление данными, чтобы можно было легко находить и структурировать их.

Идеи автоматизации поддерживает и государство — в 2020 году в России планируют внедрить электронные трудовые книжки. Это поможет создать удобную электронную базу с информацией о трудовой деятельности граждан, упростить операции, которые не требуют участия человека, освободить время сотрудников для сложных задач.

Большинство технологий подходят для массового подбора, если нужно нанять рядовых сотрудников средней квалификации. Для точечного найма высококвалифицированных специалистов или руководителей необходим «ручной поиск».
Михаил Танский, сооснователь сервиса для работы с базой резюме «Хантфлоу»

Всем ли нужна автоматизация HR и во сколько она обходится?

— Есть мнение, что внедрение технологий обходится недешево, требует много времени и сил, и люди продолжают работать по-старому, из принципа «работает — не трогай».

При этом многие системы автоматизации рекрутинга и работы HR-отделов интегрировать просто — перейти на них и перенести данные из CRM или ATS (Applicant Tracking System, системы по управлению кандидатами) можно за неделю. Больше времени интеграция занимает, если система сложная: у вас много данных и бизнес-процессов.

Также есть облачные сервисы — они уже настроены, не требуют организации инфраструктуры в компании. Среди них есть разные инструменты, например CRM-системы вроде «Битрикс24». Наша система найма сотрудников «Хантфлоу» — тоже облачный сервис.

Без автоматизации HR можно обойтись, если в компании несколько сотрудников: 5-10 человек. В других случаях бизнес платит за отказ от инноваций рабочими часами эйчаров и рекрутеров, которые тратят время на рутину, невозможностью отслеживать процессы найма и принимать решения, основанные на аналитике, а не интуиции.

Как интегрировать сложные IT-продукты в HR-процессы?

— Рекрутеры используют разные инструменты и сервисы: ATS для подбора персонала, почту, календарь, джоб-сайты, сервисы для сорсинга (поиска кандидатов), 1С и другие. Нужно, чтобы системы автоматизации рекрутинга можно было интегрировать со всеми нужными сервисами и программами, не приходилось копировать данные из одних в другие.

Любой разработчик понимает, что работа с интеграциями — сложная история, любое несогласованное изменение на противоположной стороне приводит к тому, что все ломается. С одной стороны, нам в «Хантфлоу» важно поддерживать интеграции со всеми этими сервисами, следить, чтобы они работали. С другой — нужно дать широкие возможности другим сервисам для интеграции с нашим сервисом. Поэтому мы развиваем наше API.

Как оценить пользу от автоматизации HR?

— Работу HR и эффект автоматизации можно оценить, если в компании используют аналитику. Сейчас многие не следят, насколько эффективны их вакансии, HR-менеджеры, инструменты. Начинать надо с понимания, какие показатели нужны и зачем их замерять.

Процесс найма — широкая «воронка», где на входе все кандидаты, резюме которых нашел рекрутер или которые откликнулись на вакансию. Кандидаты проходят несколько этапов от отклика до выхода, на каждом идет отсев неподходящих и выбор релевантных для вакансии. В зависимости от конверсии и скорости прохождения разных этапов «воронки» можно делать выводы о ее эффективности.

Например, можно терять хороших кандидатов из-за долгой обратной связи по тестовому заданию. Либо в компании плохое тестовое, кандидаты не хотят его делать, тогда стоит пересмотреть процессы найма.

Чтобы оценить эффективность HR-процессов — надо считать и анализировать показатели «воронки»: статистику по количеству отказов кандидатов от вакансии на разных этапах найма, конверсию писем кандидатам, скорость закрытия вакансий, эффективность разных каналов привлечения и работы рекрутера.

Где быстрее идет автоматизация HR: в России и на Западе?

— Многие компании и в России, и за рубежом автоматизируют работу HR-отделов. Например, систему «Хантфлоу» используют такие российские компании, как Рольф, VK, Авито.

Летом 2019 года международная рекрутинговая компания Hays проводила исследование на тему «IT-технологии в сфере HR». Опрос почти 500 российских и международных компаний показал, что 78% компаний автоматизировали кадровый учет и администрирование, а 41% — автоматизировали найм персонала, еще 20% планируют автоматизацию в настоящее время.

Активнее всего технологии в HR внедряют IT-компании и стартапы. Они в целом открыты для новых решений, понимают, какую пользу получат. Им проще начать пользоваться технологическими продуктами из-за особенностей корпоративной культуры. Через них технологии становятся мейнстримом, глубже проникают в другие сферы.

Все ли инновационные IT-продукты нужны и востребованы?

— Иногда технологии разрабатывают и внедряют на волне популярности, когда компании верят в какой-то продукт, экспериментируют. Бывает, что продукты красиво выстреливают, но потом оказываются никому не нужны. Также есть продукты, которые собирают инвестиции, не имея ни клиентов, ни перспектив, они держатся на хорошем пиаре и харизме владельцев, но в итоге уходят с рынка.

Таких примеров много: Theranos Элизабет Холмс, очки Google Glass, социальная сеть Bebo, которая должна была стать «заменой Facebook». Все они привлекали инвестиции, иногда в течение десятков лет, но в итоге провалились.

Есть и реально полезные продукты, которые разработаны под потребности людей, а не на волне популярности. На старте они не отличаются от бесполезных, но в итоге выживают, потому что люди их покупают, «голосуют рублем». Реально нужные и востребованные продукты — это те, которые прошли проверку временем и выжили на рынке.

Жизнеспособные технологии можно разделить на два условных типа: одни решают проблему здесь и сейчас, например, системы автоматизации найма, вторые работают на перспективу, закрывают потребности, которые вскоре появятся у рынка. Есть технологии, которые решают эти две задачи сразу.

Примером перспективных технологий, на мой взгляд, могут быть те, что связаны с big data — такие технологии позволяют собирать массивы данных и работать с ними, анализировать, строить гипотезы, делать выводы, чтобы на их основе принимать управленческие решения, не фантазировать и не действовать вслепую.

Чтобы работать с big data, нужна масштабная инфраструктура: дорогое оборудование, программы, люди для обслуживания. Но организовывать все внутри компании необязательно — можно, например, подключиться к облачной платформе и анализировать данные на уже построенной инфраструктуре.

Сейчас в HR есть тренд на геймификацию, нужны ли игры для найма кандидатов?

— Геймификация в HR — отбор сотрудников с помощью игровых механик. К примеру, кандидатам предлагают поиграть за управляющего складом, пройти квест или в VR-шлеме пообщаться с виртуальным клиентом.

Геймификацию многие превозносят, но это просто инструмент. Сработает он или нет — зависит от задачи. Иногда быстрее и дешевле нанять людей, если повесить объявление на заборе, а иногда стоит запустить квест и приглашать на стажировку победителей. Вопрос только в цене и целесообразности.

Геймификацию используют и в других процессах, помимо найма. Например, в обучении или для работы с корпоративной культурой в компании.

Геймификация должна сочетаться с хорошо построенными внутренними и внешними процессами. Если привлечь за счет геймификации новых сотрудников в компанию, где не налажены процессы, не работает система управления персоналом — они не захотят здесь работать и уйдут.

Еще геймификация хорошо работает на репутацию — помогает построить HR-бренд, создать впечатление современной и технологичной компании, которая интересно подбирает и обучает сотрудников.

Что ждет технологии HR в будущем?

— Сейчас рынок HR-tech растет. Популярнее становятся стартапы, автоматизирующие поиск и отбор сотрудников с помощью искусственного интеллекта и технологий машинного обучения. Здесь, как и в других сферах, будущее пока видится за ИИ.

Возможно, скоро набирать сотрудников будут роботы, например, такой проект реализовал «Ростелеком» — их бот Вера для подбора персонала автоматически обзванивает кандидатов, распознает речь, выявляет заинтересованных и отвечает на простые вопросы. Когда компании PepsiCo понадобилось нанять 200 человек в новый центр поддержки продаж в Воронеже, Вера помогла им заполнить 10% вакансий.

Еще одно перспективное направление в HR-tech — обучение сотрудников и повышение квалификации. Эти процессы уже автоматизируют с помощью интерактивных онлайн-курсов и бизнес-игр вроде симулятора продавца от Walmart, в будущем таких курсов станет больше.

Согласно отчету DELOITTE «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2019», в HR возрастет роль аналитики. В ближайшем будущем глубокая аналитика и big data позволят прогнозировать поведение сотрудников, например, предотвращать случаи мошенничества или эффективнее планировать обучение. Уже сейчас крупные IT-компании используют big data для аналитики.

Например, в Google отказались от сложных нестандартных задач на входящих интервью — анализ показал, что успешность их решения никак не влияет на эффективность сотрудника в будущем. А компания KeenCorp использует big data для оценки вовлеченности. Они анализируют тысячи email-сообщений из корпоративной переписки и общения с клиентами, на основе этих данных предсказывают поведение сотрудников.

Технологии в HR: реальность и перспективы

  1. В сфере HR автоматизированы рутинные задачи вроде подсчета статистики и расчета отпусков, сейчас автоматизация распространяется на рекрутинг. Появляются разные технологии: автоматический обзвон кандидатов, сортировка и фильтрация резюме, хранение информации о кандидатах.
  2. Автоматизированные системы можно внедрить в работу компании за несколько дней, особенно если использовать облачные сервисы. Они платные, но это не расход, а инвестиция — в будущем автоматизация поможет сэкономить на сотрудниках.
  3. При автоматизации процессов в HR самое сложное — интегрировать новую систему со старыми сервисами, связать их, наладить перенос данных.
  4. В России и на Западе автоматизация HR начинается с IT-компаний и стартапов, которым легче переходить на новые технологии.
  5. В HR важно наладить аналитику — воспринимать процесс найма, как «воронку продаж», следить, на каких этапах отсеиваются кандидаты.
  6. В ближайшем будущем в HR будут еще больше автоматизировать найм сотрудников и обучение персонала, активно использовать big data для прогнозирования поведения. Но полной автоматизации не будет — технологии не заменят HR-специалистов в точечном поиске кандидатов.

Что почитать по теме: