В ритейле, логистике, продажах, службах доставки есть сотрудники, задачи которых напрямую не связаны с работой за компьютером. С помощью мобильных приложений можно сделать их работу эффективнее и контролировать результаты.

Многие руководители также работают в удаленном режиме и хотят получать доступ к документам и почте с мобильных устройств. Чтобы использовать смартфоны и планшеты для решения рабочих задач централизовано и безопасно, внедряют системы корпоративной мобильности.

Мы поговорили с Петром Филипповым, Enterprise Mobility Expert «Лаборатории Касперского», и выяснили, что такое корпоративная мобильность и как к ней перейти.

Зачем компании корпоративная мобильность

Корпоративная мобильность — подход, при котором сотрудники могут использовать для работы мобильные устройства вместо компьютера. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы и защитить данные, отправляемые со смартфонов, от утечки информации и связанных с этим репутационных рисков.

Системы корпоративной мобильности внедряет средний и крупный бизнес, где уже сформировались типовые бизнес-процессы, которые можно улучшить и тем самым сделать работу эффективнее. Как правило, это компании, где работает от 100-150 сотрудников.

Мобильность в организации позволяет упростить работу сборщиков на складах, курьеров, продавцов на кассах, водителей, медицинских представителей, менеджеров по продажам, мерчендайзеров и почти всех сотрудников, которые часто работают вне офиса. Если у них будут мобильные устройства с нужными приложениями и настройками, можно уменьшить время обработки задач, контролировать работу и оценивать ее эффективность.

Рассмотрим несколько примеров:

  1. В логистической компании работают кладовщики, работу которых мы хотим автоматизировать: увеличить скорость обработки заказов и уменьшить количество возвратов из-за ошибок при их сборке. Мы выдаем им смартфоны со складским мобильным приложением, где они могут смотреть расположение товаров на складе и сканировать штрихкоды. Теперь за день они могут собрать не двадцать заказов, а вдвое больше.
  2. Сеть магазинов одежды хочет получать информацию об остатках сразу, а не во время инвентаризации, которая проходит раз в несколько дней. Сотрудники каждого магазина получают смартфоны, с помощью которых сканируют бирки перед открытием и после закрытия торговой точки. Данные мгновенно сверяются с базой на складе, чтобы узнать оставшиеся размеры и какие позиции надо заказать. Также можно оперативно узнавать о кражах, если с утра вещь была в наличии, а вечером ее нет, при этом по кассе она не проходила.
  3. Менеджеры по продажам и торговые представители могут заносить в мобильные устройства подробности и результаты сделок, фиксировать время встреч и договоренности с клиентами, демонстрировать презентации и маркетинговые материалы.

Система корпоративной мобильности позволяет централизованно управлять устройствами и данными о работе сотрудников. Можно оптимизировать не один рабочий процесс, а сразу несколько: например, внутри одной компании выдать устройства с разными приложениями и настройками работникам склада, курьерам и продавцам. Администратор настраивает и управляет ими через единую платформу, руководитель получает доступ к результатам работы всех сотрудников.

Иногда корпоративная мобильность — это способ изменить эффективность бизнеса или выйти на смежные рынки. Например, сервису по доставке еды нужно подключить кафе и рестораны к своей сети в качестве партнеров. Самый быстрый способ — выдать уже подготовленные к работе корпоративные планшеты, чтобы кассиры точек принимали заказы и отмечали, что они выданы. Мониторинг работы планшетов, настройки и решение проблем с ними при этом находятся на стороне тех, кто их выдал, без участия со стороны партнеров, которые занимаются только бизнесом и не держат технических специалистов.

Как устроена система корпоративной мобильности

Ядро корпоративной мобильности — платформа управления мобильными устройствами (EMM, Enterprise mobility management). Как правило, у EMM-платформ есть возможность интеграции с CRM, ERP и другими системами, различными рабочими приложениями, а также расширенные функции безопасности и аналитики, которые нужны среднему и крупному бизнесу.

Через панель управления EMM-платформы, установленной на сервере внутри компании или развернутой в облаке, администратор управляет приложениями и устройствами. При подключении мобильного устройства к платформе на него загружается мобильный клиент, через который на смартфон или планшет устанавливают нужные приложения, а также применяют настройки в соответствии с корпоративными политиками безопасности. При этом приложения могут быть готовыми или разрабатываться под компанию.

Например, определяют, как устройства будут подключаться к беспроводной сети компании, какие приложения будут установлены, что произойдет при краже или утере. Так, данные могут быть полностью удалены, а смартфон или планшет заблокирован.

Сотрудник получает готовое к работе устройство, со всеми приложениями и аккаунтами. Для устройства руководителя можно настроить расширенный доступ, в том числе к дашбордам со статистикой и результатами сотрудников.

В зависимости от политик безопасности и ролей сотрудников доступ к корпоративным файлам и ресурсам либо отклоняется, либо разрешается. Подробнее о безопасности корпоративных бизнес-приложений мы писали в отдельной статье.

Через EMM-решение приложения обмениваются данными с корпоративными CRM-системами и другими программами. Получается, что EMM-платформа выступает как экран между внутренними сервисами компании и устройствами.

Система корпоративной мобильности

Какие устройства могут использовать сотрудники

Компания выдает сотрудникам корпоративные устройства — подход COPE (Corporate-Owned Personally Enabled) использует большинство зрелых компаний. Так проще обеспечить безопасность данных, можно закупать оптимизированные для работы устройства: с батареей увеличенного объема, предустановленными настройками, возможностью использовать только корпоративную SIM-карту или блокировкой загрузки приложений. Одинаковые устройства и приложения сокращают время на подготовку устройств к работе и обучение сотрудников, а значит — на внедрение и масштабирование решения. Минус для сотрудников в том, что им приходится носить два устройства — личное и рабочее.

Сотрудники используют для работы личные устройства — подход BYOD (Bring Your Own Device). Такой подход кажется проще, потому что компании не надо покупать устройства, и обычно больше нравится сотрудникам, так как не нужно носить два устройства: свое и корпоративное. Но на практике у BYOD больше минусов, чем плюсов: чем больше приложений на смартфоне, тем быстрее он разряжается, планшеты есть не у всех, подготовка к внедрению мобильности может удалить личные данные сотрудника с устройства. IT-отделу тяжелее обеспечивать безопасность данных, а разработка и тестирование приложений под разные устройства обходится дороже.

Как внедрить корпоративную мобильность

Подготовка. IT-отдел выбирает две-три EMM-системы, которые подходят по функциям и цене. Параллельно подбирают устройства, на которых будет происходить запуск: это могут быть смартфоны или планшеты. Кроме операционной системы, стоит смотреть на емкость батареи и возможность обновления устройства до последней версии.

Устройства конфигурируют через панель администратора EMM-платформы, выбирают нужный режим, устанавливают приложения.

На этом же этапе разрабатывают корпоративные приложения, если есть такая необходимость: выбирают подрядчика, дают ему техническое задание с учетом политик безопасности и интеграций с EMM-системой.

Александр Науменко, директор по развитию Arcsinus, компании по разработке корпоративных мобильных приложений, рассказал о процессе их создания на примере сервиса каршеринга. Каршеринговая служба владеет большим автопарком, который нужно обслуживать: возить на мойку, проходить техобслуживание, менять расходники, заправлять. Если операторы и механики общаются друг с другом по телефону, неизбежны ошибки и трата времени впустую.

Чтобы повысить эффективность, разрабатываются мобильные приложения для обслуживающих специалистов и платформа для операторов. Перед началом разработки проектная команда проводит discovery — опрашивает специалистов и операторов, чтобы узнать, как они работают. На следующем этапе разрабатывают концепцию продукта, учитывающую, сколько приложение сэкономит времени, как оптимизирует процесс и снизит число человеческих ошибок: не смогли быстро найти машину на карте, забыли что-то сделать или сделали не то. Далее идет разработка MVP (минимально жизнеспособного продукта), его тестирование на пользователях, развитие и улучшение.

Запуск пилота. Тестирование EMM-платформ и устройств на небольшой тестовой группе занимает около двух месяцев, из которых большая часть уходит на точечную настройку устройств в соответствии с политиками безопасности. По итогам IT-отдел выбирает одно EMM-решение с функциями, которые соответствуют политике безопасности компании. Так можно уменьшить стоимость лицензии, а некоторые функции добавить потом, если они понадобятся.

Во время запуска пилотного проекта смотрят, во сколько обходится каждое устройство и лицензия на EMM-систему для одного сотрудника, рассчитывают ориентировочное время на обучение и внедрение мобильности.

Внедрение решения. Систему сначала внедряют на небольшой выборке: 20-25% сотрудников. Им выдают настроенные устройства с установленными приложениями. Важно, чтобы сотрудники были готовы к участию в пилоте и могли давать оперативную обратную связь.

Администратор назначает сотрудникам разные роли, с соответствующими настройками системы или приложений. Например, курьерам включают трекинг GPS и оповещения при отклонении от маршрута, работникам склада нужно приложение для сканирования штрихкодов, а руководителю устанавливают минимальные ограничения, как будто он пользуется личным устройством. По результатам IT-отдел понимает, какая нагрузка создается на систему и сотрудников, и как масштабировать решение на всю компанию.

Масштабирование на всю компанию. Решение масштабируют, если запуск пилота прошел удачно. То есть тестирование показало, что система выдерживает нагрузку, по отзывам тестовой группы эффективность работы повысилась. В этом случае можно добавлять оставшихся сотрудников, обучать их и адаптировать рабочие процессы. От момента старта до полномасштабного внедрения корпоративной мобильности обычно проходит полгода-год.

Чек-лист по внедрению корпоративной мобильности

  1. Выберите несколько EMM-решений в соответствии с вашими политиками безопасности.
  2. Определите устройства и подход к корпоративной мобильности: BYOD или COPE.
  3. Запустите пилот на небольшой тестовой группе и выберите подходящую EMM-платформу.
  4. Протестируйте нагрузку на систему, внедрив систему на выборке из 20-25% сотрудников.
  5. Масштабируйте решение на всю компанию и запланируйте семинары для обучения сотрудников.